ההיבטים העיקריים של תקשורת בין אישית פורמלית, הסטנדרטים ותחומי היישום שלה. זנים וכללים ספציפיים המגבילים סוג זה של אינטראקציה. תקשורת בין אישית פורמלית היא סוג של אינטראקציה בין אנשים המקובלת בתוך החברה ומשמשת אנשים זרים או מכרים שהשיחה שלהם אינה מעמיקה לרמה רגשית והיא אינפורמטיבית בלבד. מוגבל על ידי כללי התנהגות ונימוס, שהם מקובלים ומחייבים.
תיאור תקשורת בין אישית פורמלית
תקשורת היא סוג האינטראקציה החשוב ביותר בין פרטים, שבלעדיה קשה מאוד לדמיין קיום וצמיחה אישית. הוא חיוני בכל ההיבטים של חיי האדם. תלוי היכן האדם מתקשר, ניתן להבחין בין שני סוגים עיקריים: רשמיים ובלתי פורמליים. ההבדל העיקרי בין הראשון הוא נוכחותן של עמדות רבות ושונות, המגבילות את האדם בשיפוטים ומציינות מסגרת ספציפית שאי אפשר לחצות אותה.
שם נוסף לתקשורת פורמלית הוא מבוסס תפקידים. כלומר, נלקח בחשבון תפקיד ספציפי בחברה, המסדיר את מערכת היחסים ואתיקה של ההתנהגות בין שני אנשים. לכל אדם יש חותם מוזר של החברה בה גדל האדם, התנאים שבהם הוא נמצא כרגע והכוחות המוקצים לו. הוא ממלא תפקיד כלשהו ביחס לבני שיחו ותופס תפקיד הדורש יחס הולם כלפי עצמו. זו הסיבה שאנו יכולים לומר שסוג התקשורת הפורמלי מתבצע במסגרת התפקידים שנקבעו לכולם.
לדוגמה, אדם עובד בעמדה גבוהה ומתקשר עם הכפוף שלו כבוס, המחייב אותו למלא את חובות התפקיד שלו. כאן אתה צריך להתייחס אליו בכבוד ולהקשיב לדעתו ללא עוררין. נניח כי כפוף מתגורר בשכנות לאדם זה ולעתים קרובות נפגש עמו ליד הגדר, דן בשתילים, במזג האוויר ואפילו בפנאי כללי. האפשרות השנייה תהיה מוגבלת לתקשורת בינאישית בלתי פורמלית, ממנה מוסרים תפקידי הבוס והעובד. ללא המסכות הללו, הן שוות לחלוטין בשיחה.
לכן ניתן לטעון שהתקשורת הבין -אישית הפורמלית מסדירה מערכות יחסים עסקיות, המושפעות ממספר גורמים בירוקרטיים. היא מוגבלת מאוד ומצייתת לשלל כללים ותקנות וסטנדרטים מקובלים שצריך להקפיד עליהם.
הבדלים מתקשורת לא רשמית
תקשורת היא תהליך רב פנים למדי, ובכל מקרה היא שונה מזו דומה, ולכן יש להדגיש כמה ניואנסים. הם מייצגים את ההבדלים העיקריים בין שני סוגי האינטראקציות המשמשים לרוב בחברה. שקול את המאפיינים של תקשורת פורמלית:
- יַעַד … לכל שיחה רשמית, תהיה אשר תהא, יש מטרה ספציפית, שאליה מצטמצמת התקשורת. כלומר, או שהם רוצים לקבל מידע שימושי מאדם, או שהם צריכים להעביר לו משהו חשוב. בשני המקרים, השיחה מוגבלת למטרות אלה ולא אמורה לעבור להיבטים אחרים. אם לשיחה רשמית אין מטרה ספציפית שלשמה היא מתנהלת, אז כבר אי אפשר לקרוא לה כזו. תקשורת פורמלית היא כלי באמצעותו הם ממלאים את צרכי העבודה שלהם או פותרים בעיות יומיומיות. אם אין צורך בתוצאה הסופית של שיחה כזו, היא אפילו לא עולה.לכן המטרה היא התכונה החשובה ביותר של תקשורת בין אישית פורמלית.
- תוֹכֶן … גם מה שאנשים מדברים עליו במהלך שיחה רשמית משחק תפקיד עצום. זו צריכה להיות שיחה חד -משמעית המבהירה כמה נקודות עבודה לאחד או שניים בני שיח. בהתאם למטרה הספציפית, התוכן שלה צריך להיות קשור לעבודה או ליחסים שבהם אנשים נמצאים. הדיון צריך להתייחס להיבטים ספציפיים של העבודה. השאלות לקוניות, והתשובות קצרות ומשמעותיות. אין מקום להומור עז או לנסיבות מבהירות יותר באופן ניכר. שיחת מידע יבשה במיוחד, שאמורה להיות שימושית ככל האפשר לאחד מבני השיח או לכל אחד מהם.
- סטָטוּס … נלקח בחשבון בהכרח בתקשורת בין אישית פורמלית. אדם חייב להבחין ולהבין את תפקידו של בן השיח, ובהתאם לכך, לבנות את גישתו, ולהשוות את מעמדו. היא נשלטת על ידי כללי התנהגות מקובלים, אתיקה של תקשורת ויחסי עבודה. כלומר, טיפול מכובד ואדיב הוא חובה, שאינו מאפשר לאדם להביע את דעתו שלו, אלא משמש רק מסכה להשגת המידע או השירות הדרושים.
- רַגשָׁנוּת … אחד ההבדלים החשובים ביותר בין סוגי תקשורת בין -אישית פורמלית ובלתי פורמלית הוא המרכיב הרגשי בשיחה. לראשונה, הדבר אינו אופייני לחלוטין. ביטוי הבעות פנים או בעזרת מילים של היחס הסובייקטיבי שלך לאדם או גורם אחר הוא בלתי מתקבל על הדעת בתקשורת פורמלית.
מגוון תקשורת פורמלית ומאפייניהם
תקשורת פורמלית היא מונוטונית למדי, ונדיר להדגיש הבדלים ספציפיים בצורה כזו או אחרת. לרוב מסווג לפי היקף. תלוי עם מי האדם מתקשר ומה הוא רוצה להשיג משיחה מסוימת, ניתן להבחין בשלוש צורות תקשורת פורמליות.
משחק תפקידים
זוהי למעשה תקשורת, שחוקיה מוכתבים על פי תנאים. ברגע המסוים הזה, האדם ממלא את תפקידו, וביחס אליו נבנות האינטראקציות שלו עם אחרים.
למשל, אם אישה היא קוסמטיקאית או יועצת ותתקשר עם לקוח בעבודה, היא תשתמש בשפה מקצועית, תישאר מנומסת, אדיבה, תחייך ותעשה את עבודתה. גם אם היא לא אוהבת את בן השיח יותר מדי, היא נאלצת לחייך ולהיראות ידידותית, שכן היא מחויבת לכך מתפקידה המבצע.
תקשורת מבוססת תפקידים נועדה להישאר בהגנה על תגובות רגשיות היכן שהן אינן רצויות במיוחד. בנוסף, על ידי בניית תבנית נכונה לאינטראקציה עם אנשים (למשל עם לקוחות), תוכל להשיג תוצאות מקצועיות טובות.
גישה לבבית ומסבירת פנים תשפיע על נוכחות הסלון / החנות / השוק ותשפר את ביצועי השיווק. לכן, אנו יכולים לומר שתקשורת פורמלית המבוססת על תפקידים היא כלי ייחודי, אשר בידיים מיומנות הופך לאמצעי רב עוצמה להשגת מטרות משלך.
עֵסֶק
תקשורת פורמלית מסוג זה מורכבת מדיון קפדני של עובדות המתייחסות לסיבה נפוצה. נעשה שימוש בנתונים יבשים בלבד, אותם יש להעביר לבני השיח. מטרת התקשורת העסקית היא תמיד זהה - תועלת חומרית או מקצועית, המושגת על ידי אינטראקציה עם אנשים אחרים שעובדים באותו אזור. לעתים קרובות, התקשורת העסקית מוצגת בצורה של משא ומתן, כאשר כל השאלות המעניינות את הצדדים מופצות בצורה לקונית ונקודה אחר נקודה. למעשה, בעזרתם מתבצעת היכרות אינפורמטיבית מפורטת. הנתונים מועברים מאדם אחד למשנהו, בעוד שהם דחוסים ככל האפשר עד לגבול החשיבות והערך של כל הצעה. לדוגמה, אדם עובד בחברה גדולה ועליו להדריך את הכפופים על פרויקט חדש.כלומר, בשפה העסקית הוא יסביר את כל מה שמסופק במקרים כאלה. הצגת המחשבות היא לקונית ככל האפשר, השוואות וסטויות קומיות אינן אופייניות.
פוּנקצִיוֹנָלִי
משמש כדי לענות על הצרכים שלהם בחיים השגרתיים ואינטראקציה מינימלית עם אנשים. כלומר, לכל מקרה בנפרד יש לו תפקיד משלו. ברגע שהוא מתקיים, התקשורת עם אדם זה מפסיקה.
יחד עם זאת, אין סטטוסים ספציפיים הקובעים את שוויון בני השיח. האפשרות לפגישות עתידיות מתוכננות מראש אינה נכללת גם כן.
הדוגמה הבולטת ביותר יכולה להיות שיחה שנייה במעלית "איזו קומה אתה?" או באוטובוס "תעבור בבקשה, עבור המחיר." יחד עם זאת, זה בכלל לא משנה מיהו האדם הזה, מעמדו גבוה או נמוך יותר. הוא תמיד יישאר רק עובר אורח.
רק כללי נימוס והתנהגות כלליים עם זרים מסדירים תקשורת פורמלית תפקודית. הם שומרים על מרחק בין בני השיח ומביאים את חלקם בנימוס ובאדיבות גם בשיחה שנייה שכזו.
כללי יסוד של תקשורת פורמלית
כפי שצוין לעיל, כללים הם הבסיס לתקשורת פורמלית. כברירת מחדל, ההנחה היא שכל משתתפי השיחה מכירים אותם ודבקים בהם באופן שווה.
כדי להפוך את התכונות למעט יותר ספציפיות, ישנם מספר כללים בסיסיים לתקשורת פורמלית:
- מֶרְחָק … צריך להיות מרחק פיזי ופסיכולוגי בין בני השיח. כלומר, אתה לא יכול להיכנס לנשמה, לשאול על דברים אישיים או ללכת לרמות תקשורת קרובות יותר. השיחה צריכה לזרום בכיוון אחד ולא לחרוג מהנושא המוביל. יש לזכור כי יתכן שלבן השיח לא יהיה נוח להיפתח במהלך שיחה רשמית כזאת וזה יגרום לתגובה לא רצויה או לגרום לרשמים שליליים. וזה לפחות יקלקל את התמונה.
- פרגמטי … בעת ניהול שיחה רשמית, עליך תמיד לזכור את מטרתה. אינך יכול לסטות מהנושא או להימנע מתשובות ישירות. שיחה כזו היא אינפורמטיבית ותומכת ביותר, ולכן היא צריכה להיות תמציתית ופרגמטית ככל האפשר. אסור להאריך במכוון את השיחה או להפגין היעדרות.
- מוֹקֵד … לתקשורת בינאישית רשמית השיחה היא חד-צדדית. כלומר, השיחה נעה בכיוון מסוים ואינה נוגעת בנושאים אחרים. אופי התקשורת מועבר ממטרתו, וברגע שהיא מושגת הצורך להמשיך בשיחה נעלם מעצמו.
- חסימה רגשית … תקשורת בין אישית רשמית אינה משפיעה על רמת התחושות. כלומר, אנשים אפילו לא מתקרבים להעריך את רשמיהם, לנתח את התנהגותו של בן השיח. יתר על כן, אין רגשיות בשיחה, אם לא לוקחים בחשבון הומור גס מקצועי או עלויות שניות.
כיצד לעבור מתקשורת פורמלית לא פורמאלית
ראשית עליך לברר ולקבוע בעצמך מדוע עליך לעשות זאת. במקרים מסוימים, תקשורת פורמלית נועדה להגן על הרגשות האנושיים של אנשים במקצועות הנאלצים לתקשר הרבה עם אחרים. זוהי מעין מסכה לשמירה על עולמך הפנימי מפני זרים שעלולים אפילו לפלוש אליו באופן לא רצוני. אך במקרים מסוימים, מעבר כזה הוא פשוט הכרחי. לשם כך חשוב להתייחס למספר היבטים:
- הֲדָדִיוּת … אי אפשר לעבור לתקשורת לא פורמלית מצד אחד בלבד. זהו בהכרח תהליך הדדי, המלווה בהסכמה הדדית ובהתנהגות ופעולות תכליתיות. כלומר, בן השיח חייב להתעניין גם במעבר שכזה, או לפחות לא אכפת לו.
- הַדרָגָתִיוּת … מטבע הדברים, אי אפשר, לאחר תקשורת ארוכת טווח ברמה פורמלית, ברגע יפה אחד להתקרב לאדם, לסטור על הכתף ולדבר כמו החבר הטוב ביותר. זה לוקח זמן, או שאולי לא צריך לסמוך על תוצאה כזו. אתה צריך להתחיל עם שאלות קטנות והדרגתיות, משפטים מנומסים שהם חצי נימוסים טובים וחצי התעניינות אמיתית בחייו של האחר.
- הוּמוֹר … באופן מוזר, אבל הראשון בדרך לתקשורת לא פורמלית יעזור ליחס חיובי והזדמנות לצחוק עליו יחד. כדאי להתחיל מרגעי עבודה קטנים שעשויים להיראות בעיני רבים קומיים או מצחיקים. אם אדם יוצר קשר בעזרת הומור, אז אין ספק שיש סיכוי ליצור תקשורת בלתי פורמלית.
- עדיפות … אנשים רבים אולי לא אוהבים את המעבר לאי פורמליות בגלל הסיכון לאבד את הערך העסקי של השיחות. כלומר, אם תקשרת עם אדם במשך זמן רב אך ורק מתוך הכרח, אז עליך להתחיל כך. תחילה עליך לברר את כל רגעי העבודה והיעדים לתקשורת פורמלית, ולאחר מכן להמשיך ל"התקרבות ".
מהי תקשורת רשמית - צפו בסרטון:
לתקשורת הפורמלית והבלתי פורמלית יש תחומי יישום משלהם. הם משמשים בהצלחה כלים לאינטראקציה בין אנשים בקטגוריות שונות ועושים את עבודתם היטב. תקשורת פורמלית נועדה לפתור רגעים יומיומיים ועבודתיים עם אנשים שאינך רוצה להכניס לחייך, אך עדיין עליך ליצור איתם אינטראקציה. הוא מייצג את הנימוס בפעולה ומעיד על רמת ההשכלה של כל אדם בנפרד.
